• タイムカードの保管期間と保管方法

    タイムカードは毎月の勤怠管理や給与計算に必要なものですが、その月が終わっても一定期間は保存して置かなければなりません。

    労働基準法では「賃金その他労働関係に関する重要な書類は3年間保存しなければならない」と記録の保存期間が定められています。


    タイムカードはこの書類に該当するために、もし3年経たない内に紛失・破棄してしまうと30万円以下の罰金となるので注意が必要です。誤って紛失・破棄してしまったとしても、監督官庁から定期的なチェックがあるわけではないので、何事もなければその事実は誰にもわかりません。


    しかし最近は退職した社員から残業代が支払われていなかったとして、未払い残業代を請求されるケースが目立ってきています。もし会社にとって不当な未払い残業代を請求されたとしても証拠資料がなければ、請求された通りの残業代を支払わなければならないこともあります。
    同時に社会的信用を失うことにもなりかねません。そうならないためにも3年間の保存期間は守りましょう。



    タイムカードには3年間の保存義務があり、それを守らなかった時の影響もわかりました。



    ではどのように保管しておけばよいのでしょうか。
    紙のタイムカードで困るのは保管場所が必要となることです。
    もし保管場所に困るようならPDF形式などで電子ファイル化して保存するのも1つの方法です。

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    また、勤怠管理の分野でもIT化が進み、ICカードや携帯電話を利用した電子タイムカードシステムの利用も拡がっています。


    これなら保管場所に困ることはありませんし、集計の手間も省けるので、導入を検討する価値はあるのではないでしょうか。